行政工作统筹管理

课程背景

行政管理是企业的中枢神经系统。行政管理的广度，涉及到一个企业运作的全部过程;行政工作的深度，又关乎到企业各个板块的管理效率，还有许多局外人难以想象的细枝末节。企业的行政管理如此重要，却很少人能以统筹的思维来开展工作，或者是有想法，没办法。

面对大量繁琐的事务性工作，如何摆脱被动局面，主动掌握工作节奏，从容应对突发问题，有效协调各方资源，使行政工作真正成为经营管理的好帮手，舒老师以其丰富的管理经历和实战型讲师的引导能力，帮助行政管理者排除上述困惑。

课程大纲：

第一单元：关于行政统筹的基本认知

(一)当前环境下行政管理的转型

1、从管家型到枢纽型

2、从经验管理到科学管理

3、从被动执行到主动推进

(二)行政统筹的绩效价值

1、协调的功能

2、优化的功能

3、执行的功能

4、服务的功能

(三)行政管理工作的困扰及其应对

1、工作内容和效果的无形性

2、任务的被动性和突发性

3、外界对其管理效果评价的主观性

4、管理特征的政策性和协调性

(四)行政统筹管理的领域

1、硬件—办公环境、办公设施、后勤资源

2、软件—管理效率、工作流程、预见性管理

3、人员—工作心态、服务意识、习惯、个性

(五)审视行政部门存在的价值

1、努力发现业务部门的需求-避免被边缘化

2、努力满足企业运作的核心需求-被高层所依赖

3、努力创造企业和业务部门的需求-凸显自身价值

第二单元：企业运营的统筹管理

(一)事务性工作的统筹管理体系

1、建立管理法规

2、量化管理标准

3、制作点检工具

4、完善抽查记录

(二)办公环境的统筹管理

1、办公环境管理的特点和难点

l繁杂、琐碎、重复性强

l突发性、被动型

l智能化管理的作用有局限

2、如何保证管理的有效性

l使任务可视化-除去感觉和经验导致的盲区

l制作管理工具-降低检查和监督的成本

l建立工作标准-保证执行过程的可操行性

3、有效管理标准的特征

l可衡量-能够量化到点

l可检验-不能产生争议

l可追溯-便于检查监督

4、管理效果的检验

l复杂的事情简单化

l简单的工作流程化

l让经验可以复制

l降低对人的依赖

5、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷

演练：管理工具的演示及制作

案例：洗手间管理文化

(三)其他行政事务的管理规范

1、饭堂管理规范(作业、卫生、安全、采购)

2、保安管理规范(培训、安全、工作标准)

3、公务车管理规范(司机培训、考核)

4、前台管理规范(礼仪、标准化)

(四)会议筹划与管理

1、会议的行政筹划与准备

l企业会议类型

l各类会议的筹划要点

l会议席位的礼宾次序

l为效果服务的几种会场模式

2、行政例会效果的管理与控制

l摩氏会议效果评鉴法

l科学的会议纪要模板

l会议决议的跟进和督办

3、用管理工具弥补弥补智能化办公管理的缺陷

第三单元：跨部门工作任务的统筹管理

(一)行政沟通协调的困扰和难点

1、垂直指挥系统的作用有限，缺乏强制力

2、职能分工不合理，导致部门利益冲突

3、职权划分不清晰,有责任盲点或空白区

4、组织资源稀缺，导致无序竞争和掠夺

5、人性的弱点---尽可能把责任推给他人

(二)科学管理的思路与方法

1、科学代替经验，用清晰的工作流程避免责任的盲区

2、理性代替感性，用清晰的任务划分避免部门间推诿

3、高效率代替随意性，用重组和优化手段避免工期延误

(三)情景演练：企业年会统筹策划案

科学的会议统筹流程

1、分解任务-使大型任务变成每一项清晰具体的活动

2、制作工作包-明确各协作部门的管理责任和资源配置

3、制作管理网络图-各项任务的完成时限和相互制约的关系清晰化

4、关键任务管理—保证监督检查和特殊问题统筹到位

第四单元：有效的行政沟通与协调

(一)构建企业的沟通网络—提升部门管理威信

1、建立清晰的管理系统-明确企业的汇报关系

2、健全正式沟通路线-保证信息的权威性和严肃性

3、建立正向的沟通渠道-传递公司的文化和管理主张

(二)有效的对上沟通-获得领导信任

1、学会听懂上级说话，不要想当然

2、问好问题，了解领导的真正需求

3、有效表达，提高建议的采信率

4、积极互动，引导上级的正确思路

5、主动补台，适应不同上级的行为风格

6、严格职场操守，不参与办公室政治

7、承接任务三步骤

8、工作汇报四原则

9、接受指令五步法

(三)有效的横向沟通-获得他人支持

1、用好非职务权力，增强个人影响力

2、分析对方的利益，启动对方需求

3、踩住对方的动力点，销售你的主张

4、了解并消除对方顾虑，促使对方参与

5、衡量双方优先级，找到最大公约数

第五单元：行政管理案例和工具