行政助理人员专业秘书能力训练

§总经理秘书　 §各事业部或各部门领导秘书　　§行政助理与秘书

第一单元：专业秘书的角色与职责

1、专业秘书应具备的专业特质

2、专业秘书工作心态的建立

3、领导对秘书的期待

4、秘书工作面面观

5、专业秘书应具备的专业能力介绍

1)处理基本事务

2)人际关系的处理

3)问题解决的能力

4)信息管理的能力

5)沟通的能力

第二单元：专业秘书的形象与应对进退

1、专业秘书的仪表礼貌

1)得体的穿著

2)优雅的仪态

3)亲切的态度

2、专业秘书的应对进退

1)接待基本礼仪

2)接待前的应有准备

3)接待时的心理准备

4)接待的技巧

3、迎宾的技巧

4、传达的方式

5、引导的方式

6、介绍的礼貌

7、送客与会后整理

8、如何接打电话

9、如何正确的转接

10、如何处理特殊电话

第三单元：办公室5S管理

1、办公环境的整理

2、文书的整理与保管的观念介绍

1)档案管理法

2)档案的排列法

3)如何归档

4)档案用具的利用

3、资料的整理

1)资料的分类

2)资料的汇整

3)资料的清理

第四单元：如何做好上司的行程管理与工作计划管理

1、如何作好个人时间的规划

1)时间的分配法则

2)如何作好时间的计划

3)如何作好时间的记录

4)时间的弹性

5)作好时间管理的工具

2、如何作好上司时间的规划

1)如何与上司沟通

2)如何运用时间管理的表格工具

3)如何应变上司时间变化

第五单元：人际关系与沟通技巧

1、如何与上司相处

1)上司的风格类型分析

2)自己的风格类型分析

3)如何与各类型风格的上司相处

4)了解上司所希望的工作方法

5)如何主动了解上司

2、如何建立良好的人际关系

1)与客户相处

2)与同事相处

3、沟通的技巧

1)学习如何倾听

2)有说服力的表达

3)语言、非语言、超语言的运用

4)同理心在沟通上的艺术

5)报告与说明的技巧

第六单元：问题解决之应变能力

1、面对问题的态度

2、问题分析与解决

1)问题的原因

2)问题的对策

3)问题的解决方式

第七单元：情绪管理

1、了解情绪的来源

2、控制情绪的方法

3、如何转移情绪

4、如何舒解工作压力